Entreprise

Gestion administrative : Gain de temps, d’argent et de sérénité

images

“Chaque fois que vous voyez une entreprise qui réussit, dites-vous que c'est parce qu'un jour, quelqu'un a pris une décision courageuse.” Peter Drucker - Professeur, écrivain, journaliste, homme d'affaires.

 

Qu’est-ce que la gestion administrative ?

La gestion administrative est la pierre angulaire de toute entreprise qui souhaite se développer, perdurer et grandir dans le temps. Elle regroupe les tâches de secrétariat, mais également l’ensemble des tâches et formalités obligatoires et nécessaires pour être en conformité avec la loi et pour atteindre vos objectifs. Acquérir les bonnes informations, clarifier vos objectifs, prendre conscience des enjeux de la gestion administrative doivent faire partie de vos missions prioritaires en tant que chef d'entreprise.

Vous êtes à la tête d’une Micro entreprise, d’une TPE ou d’une PME, le chef d’entreprise doit impérativement mettre en place un processus de gestion et d'optimisation administratif efficace.

Les dirigeants de grandes entreprises font également face à ce défi, mais bénéficient généralement de cartes supplémentaires, en termes de collaborateurs et de personnel, de processus d’organisation et de moyens financiers entre autres, ce qui augmente leur marge de manœuvre. Ils peuvent néanmoins bénéficier des conseils de cet article.

 

La surcharge administrative des chefs d’entreprises

Votre activité est en constant développement, en tant que chef d’entreprise, vous faites de plus en plus face au défi majeur qu’est la surcharge administrative. Celle-ci se caractérise par une accumulation de tâches répétitives, chronophages et qui vous éloignent de votre cœur de métier.

Ces tâches empiètent sur votre temps de travail ou de vente réel. Si le problème n’est pas résolu rapidement, il peut bouleverser l’organisation et la productivité de votre entreprise, mais également affecter votre santé et votre vie personnelle.

La gestion administrative touche plusieurs secteurs essentiels de votre activité :

  1. La comptabilité : règlement des impôts, paiement des cotisations sociales, édition et envoi des devis, édition des bulletins de paie, versements des salaires, envoi et règlement des factures, relances des impayés, déclaration du CA et de la TVA etc.
  2. Les Ressources humaines : gestion du planning et des congés, recrutements, entretiens, embauches, suivi d’intégration et fin de contrats, gestion des fiches de paies et des cotisations sociales, mise à niveau et formations, remplacements en cas d’absences, gestion des contentieux et des litiges.
  3. La gestion des achats et des ventes : gestion des stocks, commande fournisseurs, service après-vente.

 

Prendre du recul, faire le point

Toutes ces petites tâches quotidiennes qui s’accumulent deviennent chronophages et vous font perdre énormément de temps.

Elles vous font objectivement perdre de l’argent. Ce temps passé à régler toutes ces tâches non productives est du temps perdu où vous ne pouvez pas apporter le meilleur de vous-même dans votre activité et créer de la valeur ajoutée pour vos clients.

En cas de problème, de contretemps, ou d’erreur par manque de vigilance, elles peuvent vite vous dépasser et se solder par de lourdes conséquences pour vous et votre entreprise.

Finalement, vous vous éloignez de votre cœur de métier et subissez une charge de stress quasi permanente qui peut faire des ravages au fil du temps, tant sur votre personne, que sur votre entreprise et vos collaborateurs si elle n’est pas résolue.

Vous faîtes donc face à quatre problèmes :

  1. Perte de temps
  2. Perte d’argent
  3. Surcharge de travail
  4. Risque de saturation mentale

Rassurez-vous, à chaque problème sa solution. Je vous apporte dans cet article les meilleurs outils pour faciliter la gestion administrative de votre entreprise de manière simple, rapide et efficace. Récupérez votre temps, votre argent, gagnez en productivité et retrouvez la sérénité.

 

Définir des objectifs clairs

Votre problématique est maintenant identifiée. Pour la résoudre, fixez-vous des objectifs clairs, logiques, et rapidement atteignables.

 

Faire des économies, arrêter de perdre de l’argent inutilement

Gestion administrative

Soyons pragmatiques. Ce qui vous fait gagner de l’argent, c'est le démarchage ou la promotion puis la conversion ou la vente, la vente de vos services ou de vos produits. Le temps que vous perdez à cause d’une mauvaise gestion se répercute sur votre temps de vente, ce qui fait inexorablement baisser le volume de vos ventes. Une mauvaise gestion provoque des pertes financières plus ou moins importantes. En suivant les conseils et solutions cités ci-dessous vous ferez de réelles économies, de temps et d’argent.

 

Optimiser votre organisation pour augmenter votre productivité

Gestion administrative

À ce stade, vous constatez que ce gain de temps, obtenu grâce à une meilleure gestion administrative, impacte positivement vos ventes et donc vos résultats financiers. Allez plus loin ! Utilisez une partie de ce nouveau temps disponible pour affiner et revoir votre organisation générale. Posez-vous calmement et faites le bilan actuel de vos processus d’organisation. Ceux-ci peuvent-ils êtres améliorés ? Et si oui comment ?

Par exemple, le développement de nouvelles méthodes, comme la dématérialisation de vos données, le classement et l’archivage de vos papiers administratifs peuvent vous faire gagner un temps précieux. Fini les piles de notes éparpillées et les recherches interminables de tels ou tels documents dont vous avez besoin immédiatement. Vous les retrouverez instantanément à leurs places, et ce, pour chacune des tâches correspondantes. Une fois cette organisation mise en place, vous n’aurez plus à y penser.

Vous constaterez que vous vous êtes encore dégagé un temps précieux. Ce temps peut une fois de plus s’ajouter à votre temps de vente ou de travail productif, mais aussi à l’amélioration continue de vos processus de production. Celle-ci sera en évolution constante et la productivité de votre entreprise va commencer à croître de manière exponentielle.

 

Retrouvez enthousiasme et tranquillité

Gestion administrative

Au fur et à mesure de la concrétisation des deux objectifs précédents, vous réaliserez plusieurs choses : premièrement vous avez fait des économies grâce à votre meilleure gestion et au temps dégagé maintenant alloué à vos tâches productives. Deuxièmement, vous avez en fonction de vos besoins et de vos idées, revu un ou plusieurs secteurs de votre organisation habituelle.

Celle-ci est maintenant plus logique, plus pragmatique, mais également plus flexible grâce à ce nouveau temps à votre disposition. Vous avez donc résolu une bonne partie de vos problèmes : économies, gain de temps et d’argent, vous vous êtes déchargés des tâches improductives chronophages et gagnez significativement en performance.

Vous réalisez alors le bénéfice global de ce nouveau mode de fonctionnement : vous retrouvez une certaine fierté, un réel enthousiasme et une profonde tranquillité d’esprit. Tout cela est très agréable et ouvre toute une partie de votre réflexion à de nouvelles idées qui auparavant n'étaient pas accessibles tant les problèmes vous accablaient de toute part. Et vous vous en doutez, ces nouvelles idées sont une clé de plus vers la croissance, la productivité et la réussite de votre entreprise !

 

Prendre conscience des enjeux

Gestion administrative

Trois enjeux centraux doivent également être pris en compte pour vous permettre d’atteindre et de bonifier les objectifs précédemment cités. Une fois ceux-ci conscientisés et mis en application, plus rien ne vous arrêtera.

 

Rapidité et réactivité

Point majeur et logique pour gagner ce précieux temps qui vous manque actuellement : soyez réactif et traitez vos tâches administratives rapidement et sans perdre de temps. Ne repoussez pas au lendemain ce qui peut être fait maintenant. C’est à partir de là que s’ouvrira votre nouvelle marge de manœuvre.

 

Rigueur, fiabilité, efficacité

Rapidité et réactivité ne doivent jamais rimer avec précipitation. Prenez votre temps et ne bâclez pas vos tâches administratives au risque de commettre des erreurs d’inattention. Ces erreurs devront être rattrapées et vous coûteront un temps précieux en plus d’éventuelles dépenses financières supplémentaires.

 

Réduisez les coûts, limitez les frais

Dernier point, mais pas des moindres qui vient conclure ces trois enjeux majeurs : la limitation des frais. Vous avez compris les choses suivantes : vous souhaitez faire des économies et vous dégager du temps, optimiser votre organisation et retrouver de la tranquillité. Pour cela vous devez être réactif et efficace. Le dernier point est d’une importance capitale. C’est lui qui va vous permettre d’appliquer concrètement cette nouvelle philosophie de gestion administrative : il s’agit du fait de limiter les frais.

Vous avez constaté que vos trois ressources les plus précieuses sont votre temps, votre argent et votre tranquillité (en plus de votre productivité et de votre organisation qui vont de pair). Pour définitivement optimiser votre gestion administrative vous devez limiter les frais liés à celle-ci pour pouvoir vous consacrer pleinement à vos activités productives. Voici deux solutions pour limiter vos frais.

 

Gestion interne ou externe, le choix qui peut tout changer

Gestion administrative

Une fois vos objectifs et les enjeux liés à la gestion administrative intégrés vient maintenant la question principale : comment gérer concrètement votre gestion administrative ?

Deux solutions s'offrent à vous, la gestion en interne et la gestion en externe.

 

La Gestion en interne

Au niveau de la comptabilité, aucun texte de loi ne vous oblige formellement à avoir auprès de vous un expert-comptable. Vous devez malgré tout, répondre à un certain nombre d’obligations sociales et fiscales en plus de la qualité de vos opérations comptables qui doivent être irréprochables, tant au niveau de la loi, que pour la bonne santé de votre entreprise.

  1. Vous pouvez donc vous entourer de collaborateurs qualifiés : par exemple engager un expert-comptable à plein temps, ce qui représente un certain coût.
  2. Vous pouvez également gérer vous-même la comptabilité de votre entreprise à l’aide de certains logiciels. Cette manière de procéder a un avantage, celui de garder la maîtrise plus ou moins totale de votre gestion administrative, mais au prix de plusieurs inconvénients : elle nécessite du temps pour vous former et acquérir les compétences nécessaires, des moyens financiers en fonction des solutions choisies et à nouveau du temps qui vous sera pris en permanence pour effectuer ces nouvelles tâches.

Un logiciel de type ERP est un système de suivi et de gestion qui vous permet de suivre au quotidien les différentes informations et services opérationnels de l'entreprise. Il est particulièrement adapté si vous souhaitez prendre le contrôle administratif de votre entreprise tout en gardant un œil sur toutes vos données.

 

La gestion externe

Externaliser la gestion administrative est, d'après l’avis de milliers de chefs d’entreprises, le moyen le plus simple, rapide et efficace pour ne pas revoir vos objectifs à la baisse et rester à la hauteur des enjeux d’une bonne gestion administrative.

Prendre contact avec des prestataires de service professionnels via des plateformes dédiées fait indéniablement partie des meilleures solutions pour faciliter la gestion administrative de votre entreprise à tous les niveaux :

  1. Vous simplifiez votre organisation, fluidifiez votre planning, vos tâches administratives sont dématérialisées et accessibles depuis n’importe quel appareil.
  2. Ce nouveau poste est également dématérialisé ce qui vous permet d’économiser de la place dans vos locaux.
  3. Votre trésorerie peut être gérée et surveillée par un prestataire professionnel mandaté pour cette tâche.
  4. Vous bénéficiez de l’expertise d’un nouveau partenaire qui répond pleinement à vos besoins de manière polyvalente et professionnelle.

Finalement, vous gagnez du temps et de l'argent. Vous gagnez également en organisation et en productivité. Enfin, vous réduisez considérablement votre niveau de stress et gagnez en tranquillité. Vous pouvez à nouveau vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en ayant une parfaite maîtrise de votre gestion administrative. Votre entreprise s’en trouvera grandie, tout autant que vous en tant que chef d’entreprise.

Bien sûr, une personne ne pourra pas gérer l’intégralité de vos tâches administratives. Par exemple pour la partie ressources humaines, si vous n’avez pas déjà un service interne dans votre entreprise, vous pouvez faire appel à des cabinets de recrutement qui pourront gérer la partie recrutement, intégration et suivi de vos nouveaux salariés. Une fois ceux-ci embauchés, vous héritez à nouveau, vous et votre équipe des formalités juridiques et comptables. Enfin en cas de litiges ou de contentieux sauf si vous avez vous-même de solides compétences en droit, vous pouvez faire appel ponctuellement à un avocat.

L’externalisation des tâches administratives est une pratique qui connaît de plus en plus de succès pour les chefs de petites et moyennes entreprises. De plus en plus prisés, des milliers de prestataires de services, experts dans leurs domaines respectifs, sont à votre disposition sur des plateformes dédiées. Ils vont vous permettre, sans aucun doute, de faire monter votre entreprise en qualité et en productivité.

 

Vers où aller ?

Gestion administrative

Plusieurs services en lignes et plateformes proposent des services administratifs professionnels et de qualité. Ces services sont dispensés par des indépendants ou des freelances professionnels. Il n’est pas forcément évident, la première fois que l’on se souhaite se lancer dans l’aventure de l’externalisation, de savoir où aller et à qui s’adresser.

Depuis plusieurs années maintenant, des marketplace ou plateformes de ventes de services fleurissent et permettent aux entreprises de déléguer leurs tâches administratives pour un investissement correct, transparent et rentable sur le long terme. Dans ce cadre, notre plateforme, MyHelper vous propose grâce à son service de gestion administrative de répondre à vos besoins de manière personnalisée et professionnelle.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour optimiser de fond en comble votre gestion administrative. Vous voici prêt à évoluer pour devenir un nouveau chef d’entreprise, libre d’exercer votre cœur de métier. Ainsi, vous gagnerez du temps, de l’argent, de la productivité et retrouverez enfin enthousiasme et sérénité !

  • 28-10-2021

  • 3

  • 50